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新乡学院审计档案管理办法
2012-10-19 00:00   审核人:


新乡学院审计档案管理办法

(院政字〔2008〕48号)

第一条为加强学院审计档案管理工作,充分发挥审计档案在学校各项管理中的作用,根据《中华人民共和国行政法》、《中华人民共和国审计法》、《审计机关审计档案工作准则》、《教育系统内部审计准则》,结合我院实际情况,制定本办法。

第二条审计档案是指在实施审计项目或者开展专项审计调查活动中直接形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第三条我院审计档案分为二类。一类是在审计项目实施过程中形成的,包括工作计划、总结,财务类审计档案、工程类审计档案;另一类是在审计活动过程中形成的与审计工作相关的其他档案。

第四条审计档案由专人管理;审计档案的收集、整理、归档工作,实行审计组长负责制,采取谁主审,谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度。

审计处设立兼职档案管理人员,负责各类审计档案收集、整理、保管、移交工作。在实施审计项目时,由审计组长指定专人负责收集和整理审计项目的文件及有关材料。审计工作终结时,将审计项目所形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍,并按立卷的规则和方法进行组卷,做到审结卷成。经审计负责人复查后移交审计处档案管理人员。

第五条 下列审计活动中形成的下列文件和材料,应当分类归入审计档案。

(一)财务审计档案

1.审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、学院领导的审批意见,以及审计建议书和移送处理书等审计公文;

2.审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明,审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿及相关性资料;

3.审计工作方案、检查审计意见书的落实情况,后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录;

4.与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料;

5.以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料;

6.其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

(二)工程审计档案

1.审计报告、审计意见书、审核定案会签表;

2.审计申请和学院领导签批意见;

3.工程结算书;

4.工程招、投标文件材料,经济合同、补充协议;

5.工程图纸;

6.工程量计算式;

7.工程变更签证记录;

8.竣工验收报告;

9.其他按规定应归入审计档案的文件和材料。

(三)其他档案

1.上级部门及学院领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件;

2.学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件;

3.在审计工作会议或审计学术交流会议上,本院代表的发言稿及会议的主要文件;

4.审计处的机构改革、人事任免文件及岗位责任制;

5.群众来信、来访记录;

6.其他与审计有关的档案。

第六条在审计活动中,禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料(包括拟稿、领导签署意见等),以确保档案字迹清楚,具有耐久性。

第七条审计档案应按项目立卷,一个项目可立一个或几个卷,不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度中立卷。

第八条审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则应当是:

(一)正件在前,附件在后,

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要材料在前,次要材料在后;

1.请示与批复排列在一起;批复在前,请示在后;

2.正件与附件排列在一起,正件在前,附件在后;

3.正本与定稿(有领导签批的草稿)排列在一起,正本在前,定稿在后。

第九条审计报告装订顺序。审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。

第一单元 结论性文件材料。采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列:

1.向上级部门或学院领导报送的有关本项目的审计情况报告;

2.审计决定或审计意见书;

3.被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况;

4.有关审计处理的请示,审计事项的报告及上级部门或学院领导的批复、批示;

5.审计报告及审计处审定报告的会议纪要;

6.被审计单位或人员对审计报告的书面意见;

7.被审单位或人员对审计决定的复审申请,对审计决定的申诉材料;

8.有关本项目的通报、处理意见;

9.移送处理意见书。

第二单元 证明性文件材料。按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列:

1.审计证实问题汇总记录;

2.审计证实问题分项记录;

3.其他审计工作底稿及审计证据。

第三单元 立项性文件材料。按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列:

1.上级部门或学院领导对项目审计任务的指示和部署意见;

2.与审计项目有关的群众来信、来访记录;

3.本项目的审计工作方案;

4.审计通知书。

第十条案卷的编目、装订按国家及教育系统有关档案管理的规定办理。对移交到学校档案室的项目审计档案,按卷内文件材料排列和内容编写目录,并自目录后第1页起用号码机在右下角按顺序打印页码。

第十一条审计档案的移交和保管。

审计档案的立卷整理工作要于次年的3月底前完成 。对需要移交到学院档案室的档案资料,经审计处负责人验收后于次年6月31日前送交学院档案室,并做好移交手续的登记工作;对按国家有关档案管理的规定不列入卷内但确有参考价值的材料,由审计处保存。

移交学院档案室的审计档案包括:

1.财务审计档案

2.工程审计档案

3.其它档案.

在审计处负责保管的相关审计档案:

1.行政文书及审计综合管理文书;

2.审计所依据法规、政策文件、审计参考资料;

3.其它相关审计资料等。

第十二条 除保存打印出的纸质审计档案外,还应同时将备份保存的光盘、磁盘、磁带等作为审计档案保存。

第十三条审计档案的保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定,分为永久、长期(15年至50年)和短期(15年及其以下)三种。各项目审计案卷的具体保管期限,由审计处提出意见报主管院领导审定。

第十四条借阅审计档案,一般限定在审计处内部,且需办理借阅手续。凡外单位借阅审计档案或要出具审计档案证明的,应经审计处负责人审批;存学院档案室的审计档案借用、查阅,根据学院档案室的有关规定办理。

第十五条本办法由审计处负责解释。

第十六条本办法自发布之日起施行。


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